Manual do BateHora

Controle de ponto eletrônico conforme a Portaria MTE 671/2021 (REP-P). Este manual vale para quem administra o sistema e para quem só bate o ponto.

Em cinco minutos

1. Entre em batehora.com.br/gestao com o e-mail e a senha que você recebeu.
2. Em Configurações → Empresa, confira razão social, CNPJ e o código da empresa — é esse código que o colaborador digita para entrar.
3. Em Configurações → Unidades e acessos, cadastre os locais onde as pessoas trabalham.
4. Em Escalas, crie os horários (entrada, intervalo e saída de cada dia da semana).
5. Em Colaboradores, cadastre a equipe — um a um ou de uma vez pela planilha.
6. Entregue a cada pessoa o endereço batehora.com.br, o código da empresa e o número de acesso dela.

Cadastrar a equipe

Um por vez. Em Colaboradores, preencha nome e CPF (obrigatórios), e o que mais tiver: PIS, matrícula do eSocial, cargo, setor, unidade, escala, e-mail e data de admissão. O número de acesso é gerado sozinho se você deixar em branco.

Vários de uma vez. No mesmo lugar há o cartão Importar vários colaboradores. Baixe o modelo — ele já vem com as unidades e escalas da sua empresa listadas na segunda aba —, preencha, apague a linha de exemplo e envie. Aceita XLSX e CSV, até 500 linhas. O sistema mostra quem entrou e, linha por linha, o que deu problema (CPF inválido, nome em branco, escala que não existe, CPF repetido).

Foto obrigatória. Por padrão o colaborador precisa tirar uma foto ao bater o ponto. Se o aparelho não tem câmera, desmarque essa opção no cadastro dele.

O colaborador no dia a dia

Primeiro acesso. Ele abre batehora.com.br no celular, digita o código da empresa e o número de acesso dele, e cria o próprio PIN de 4 dígitos. Ninguém mais sabe esse PIN — nem você. Se ele esquecer, você reseta no cadastro dele e ele escolhe outro no acesso seguinte.

Instalar como aplicativo. No Android, abrir o site no Chrome e tocar em Instalar aplicativo; no iPhone, no Safari, Compartilhar → Adicionar à Tela de Início. Vira um ícone igual a qualquer outro app e funciona em tela cheia.

Bater o ponto. Toca em Registrar ponto, tira a foto (se for exigida) e confirma. Aparece na hora o comprovante com código de autenticação e NSR, que ele pode baixar em PDF. Esse comprovante é o que a lei manda entregar a cada marcação.

Sem internet. Se o celular estiver sem sinal na hora da batida, o app guarda e envia sozinho quando a conexão voltar. O registro fica marcado como offline, e a hora considerada é a do aparelho dentro de uma janela de 72 horas.

O que mais ele vê. A aba Registros mostra as batidas dos últimos dias; a aba Espelho mostra o mês fechado — previsto, trabalhado, extras, faltas e o saldo do banco de horas.

Lembrete no celular. No cartão Lembrete de ponto ele toca em Ativar. A partir daí recebe um aviso 10 minutos antes da entrada, na volta do intervalo e na hora da saída — e um alerta se ficar batida em aberto. Só avisa em dia de escala: feriado, férias e atestado não geram aviso.

A rotina do gestor

Painel. Quem já bateu hoje, quem tem jornada prevista e ainda não apareceu, as últimas marcações e os rankings do período — mais atrasos, mais pontuais e mais horas extras.

Pontos. A lista completa das batidas, com foto, mapa da localização e filtro por unidade e por pessoa.

Tratar o que ficou errado. Esqueceu de bater? Em Pontos você lança a marcação que faltou, sempre com motivo. Bateu duas vezes seguidas por engano? Você desconsidera a batida, também com motivo. Nos dois casos o registro original continua no arquivo fiscal, como a lei exige — o que muda é só a apuração, e a justificativa fica guardada para mostrar ao fiscal.

Ocorrências. Férias, atestado, falta justificada, licença. O período abonado não conta como falta nem gera desconto.

Banco de horas e acerto

Em Banco de horas você vê o saldo de cada pessoa e o extrato de como ele foi formado.

Para zerar ou abater um saldo, clique em Acertar. Escolha a forma — pago em dinheiro na folha, compensado em folga, horas devidas perdoadas, horas devidas descontadas na folha, ou ajuste manual —, informe quantas horas (deixe em branco para zerar tudo), a data, uma referência como FOLHA-10/2026 e o motivo.

O sistema gera na hora o recibo de quitação em PDF, com o saldo antes, o valor acertado, o saldo depois, o valor por extenso e as linhas de assinatura do colaborador e do empregador. Imprima, colha a assinatura e guarde — é esse papel que protege a empresa depois.

Se errar, o botão Desfazer remove o lançamento e o saldo volta ao que era.

Fechar o mês

1. Em Fechamento, escolha a competência.
2. Revise as inconsistências apontadas antes de confirmar.
3. Confirme o fechamento: o saldo do período entra no banco de horas de cada colaborador.
4. Se quiser, marque Enviar automaticamente ao fechar a competência — cada colaborador com e-mail no cadastro recebe o espelho de ponto em PDF, com o resumo das horas no corpo da mensagem. O botão Ver envios mostra quem recebeu, quem está sem e-mail e se algum falhou.

Relatórios

Todos saem em PDF (pronto para imprimir) e em Excel (para trabalhar os números), com o logo da sua empresa se você tiver enviado um:

folha de ponto, espelho de ponto, banco de horas, horas extras, faltas e ausências, absenteísmo, dias trabalhados, ocorrências, correções e lançamentos manuais, ponto com localização, inconsistências e cartão de acesso dos colaboradores.

Obrigações legais

AFD — Arquivo-Fonte de Dados. É o arquivo que o fiscal pede. Gere em Fiscal → Gerar AFD e AEJ informando o período. Cada registro tem um NSR sequencial que nunca se repete nem volta atrás.

AEJ — Arquivo Eletrônico de Jornada. Traz a jornada apurada, com os tratamentos e as justificativas.

Integridade. Em Fiscal → Integridade do arquivo-fonte, o sistema confere toda a cadeia de registros: cada um guarda a impressão digital do anterior, então qualquer alteração seria detectada. É a prova de que nada foi adulterado.

Comprovante. Cada batida gera um comprovante com código de autenticação. Qualquer pessoa pode conferir se ele é verdadeiro em batehora.com.br/validar, sem precisar de senha.

Guarda. A lei exige manter os registros por 5 anos.

Configurações

Regras de cálculo. Tolerância diária (a CLT permite até 10 minutos por dia, somando entrada e saída), como tratar as horas excedentes (banco de horas ou hora extra), percentual de hora extra, adicional noturno e hora noturna reduzida.

Modo homologação. Nos 7 dias de teste, a homologação é obrigatória: as batidas servem para conferir o sistema mas não entram no arquivo fiscal e podem ser apagadas. Após a confirmação do pagamento da assinatura, você poderá desligar a homologação em Configurações para iniciar a produção.

Logo da empresa. Em Configurações → Aparência, envie o logo em PNG ou JPG. Ele passa a sair no cabeçalho de todos os PDFs.

Acessos à gestão. Só o administrador cria novos acessos. O gestor enxerga apenas as empresas às quais foi vinculado.

Perguntas frequentes

Quem é obrigado a ter controle de ponto? Empresas com mais de 20 empregados. Entre 1 e 20 não é obrigatório, mas é altamente recomendável: pela Súmula 338 do TST, sem registro a Justiça tende a aceitar o horário que o ex-funcionário alegar.

Empregada doméstica precisa? A LC 150/2015 obriga o registro, mas aceita manual, mecânico ou eletrônico — não exige REP-P. O BateHora serve e ainda deixa tudo organizado.

O que é REP-P? É o Registrador Eletrônico de Ponto por Programa, previsto na Portaria 671/2021. É um software, não um relógio de parede: dispensa aparelho, autorização prévia e lacre.

Preciso comprar um relógio de ponto? Não. Cada colaborador bate pelo próprio celular. Se preferir, pode deixar um tablet fixo na entrada que todos usam.

O colaborador pode fraudar batendo de casa? Cada batida guarda foto, localização e o aparelho usado, e tudo isso aparece no relatório. Você vê na hora quem bateu fora do local de trabalho.

Posso apagar uma batida errada? Não, e isso é proteção sua. A lei proíbe apagar o arquivo-fonte. O caminho correto é desconsiderar a marcação com um motivo registrado: ela continua no arquivo, mas não conta na apuração — e a justificativa fica guardada.

Como corrijo um dia em que a pessoa esqueceu de bater? Em Pontos, lance a marcação que faltou informando o motivo. Ela entra como tratamento, identificada como lançamento manual nos relatórios.

E se acabar a internet na empresa? O colaborador bate normalmente pelo celular: o app guarda e envia quando a conexão voltar, mantendo a hora da batida.

Funciona em vários endereços? Sim. Cadastre quantas unidades quiser e vincule cada colaborador à dele. Os relatórios podem ser filtrados por unidade.

Tenho mais de uma empresa. Preciso de um acesso para cada? Não. Um acesso só, e você troca de empresa no seletor do topo. Cada empresa tem seu próprio arquivo fiscal, como manda a lei.

O colaborador vê o ponto dos colegas? Não. Ele vê apenas os próprios registros e o próprio espelho.

Esqueci minha senha de gestor. Fale com o administrador do sistema, que gera uma nova para você.

O colaborador esqueceu o PIN. No cadastro dele, em Colaboradores, use Resetar PIN. No próximo acesso ele cria um novo. Resetar também desconecta os aparelhos dele.

O que acontece se eu atrasar o pagamento? A conta fica bloqueada para a gestão, mas os registros continuam guardados e o arquivo fiscal permanece intacto. Nada se perde.

Os dados são meus? Sim. A qualquer momento você gera o AFD e o AEJ do período inteiro e leva embora.

Quanto tempo preciso guardar? Cinco anos, conforme a legislação trabalhista.

O fiscal apareceu. O que eu entrego? O AFD do período que ele pedir, gerado em Fiscal → Gerar AFD e AEJ. Se quiser, mostre também a tela de integridade, que comprova que nada foi alterado.

Posso usar no computador em vez do celular? Pode. O mesmo endereço abre no navegador do computador, com ou sem câmera (se o cadastro dispensar a foto).

Consigo exportar para a folha de pagamento? Hoje os relatórios saem em Excel, prontos para conferência e lançamento. Um arquivo no layout do seu sistema de folha pode ser desenvolvido sob medida.

Preciso falar com alguém. WhatsApp (87) 99208-9161.

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